Vademecum per la location perfetta per il vostro matrimonio

Vademecum per la location perfetta per il vostro matrimonio

Ho iniziato questo post qualche settimana fa, quando ero un po’ più libera rispetto ad ora e quando l’incipit era un po’ più veritiero, e l’incipit era: Questo è il periodo della scelta delle location, oltre che dei matrimoni: nella mia esperienza fra maggio e giugno, le coppie che si sposeranno nel 2014 iniziano a guardarsi intorno per affittare la location, la cornice ideale in cui celebrare il proprio ricevimento di nozze.

wglisposi-2

La location in cui ambienterete il vostro ricevimento sarà lo sfondo di molte delle vostre foto.
Le Mille e una Nozze

Un anno prima.
E’ il tempo che mediamente le coppie si prendono per organizzare le nozze. In qualità di professionista, io dico che è un po’ troppo, però capisco che chi ha solo i week end per organizzarsi e visitare luoghi e testare ristoranti o catering, scelga di muoversi con un certo anticipo.

Qualche tempo fa vi avevo presentato le principali tipologie di location che si trovano in Italia, in questo e quest’altro post, oggi, invece, desidero darvi consigli “tecnici” ed esporvi alcuni fattori da valutare PRIMA di scegliere.

Per location si intende, in wedding-gergo, una struttura atta ad ospitare eventi, matrimoni nel nostro caso, in cambio di un affitto giornaliero. Di solito si tratta di proprietà private, ville o castelli, che non abbiano una ristorazione interna, ma che ri chiedano di affidarsi ad un catering.

– innanzitutto chiedete di vedere il contratto della location > e questo significa che un contratto ci deve necessariamente essere. Non fidatevi di chi non vi fa firmare nulla e vi parla di accordi verbali. E’ fondamentale che tutto sia scritto nero su bianco e che sia firmato sia da voi che dal locatario. Sul contratto in particolare devono essere scritte le tariffe, gli orari  e le modalità di pagamento.

– accertatevi che la location che avete scelto accolga un solo ricevimento di nozze al giorno, è il vostro giorno speciale e non è gradevole avere sovrapposizioni con altri invitati o altre coppie di sposi.

– quando visitate una location per la prima volta, accertatevi che tutto sia così come l’avevate visto in rete o su una brochure o come ve l’avevano illustrato in fiera: ho trovato location che dal sito promettevano “chiesa interna” e la chiesa c’era davvero, peccato fosse sconsacrata!
Un locatario che non mente sulla presentazione, difficile mentirà anche sul resto 😉

– chiedete di vedere tutti gli spazi ed anche i servizi igienici. Verificate in quali spazi gli ospiti avranno libero accesso e se ce ne sono altri in cui invece non potranno andare.

– chiedete chi si occuperà della gestione e della pulizia delle toilette durante il ricevimento e verificate che gli spazi siano idonei anche in base al numero di invitati che avrete.

wedshop_passatoia

Villa, splendido giardino e passatoia in coordinato.
Un matrimonio Le Mille e una Nozze

– chiedete come viene gestita la questione “catering”, ovvero se la location ha dato l’esclusiva ad un catering oppure se potete portare il fornitore che desiderate e a quali condizioni.
Mi è capitato di incontrare location che non avessero esclusive vere e proprie con nessuno, ma che privilegiassero alcuni fornitori rispetto ad altri, per esempio imponendo una tassa di “uso cucina” a fornitori estranei che non erano imposti al fornitore abituale.
Non è un atteggiamento propriamente corretto…concordo con voi 😉 tuttavia è facoltà della location di comportarsi come desidera: sta mettendo a disposizione casa propria e quindi è normale che cerchi di autotutelarsi.
Personalmente ho visto coppie scegliere di cambiare location per il matrimonio di fronte a queste “restrizioni”, tuttavia ogni titolare di location è libero di porre i vincoli che desidera e gli sposi di scegliere in base a quanto vivono queste restrizioni come vincoli o imposizioni.

– so che è difficile, un anno prima, avere bene in mente quanti invitati ci saranno al proprio ricevimento di nozze, tuttavia si tratta di un dato fondamentale per la scelta della location: nei numeri fino a 100/120 ospiti in genere non c’è problema, ma per numeri più ampi occorre sapersi regolare con attenzione. Nella mia esperienza i titolari di location tendono quasi sempre a suggerire capienze maggiori di quelle reali. O meglio, tendono a riempire le strutture al massimo per contenere il maggior numero di opisti, quindi, magari in una sala stanno davvero 12 tavoli da 10 persone, peccato che poi quando le persone si vogliano alzare dalla sedia non riescano senza andare contro la sedia di un commensale di un altro tavolo! > chiedete sempre una piantina della location, le ville più serie ne sono certamente provviste.
E con discreta sicurezza tagliate un 10% della capienza che il titolare di location vi dirà 😉

interno villa

interno villa

– se vi siete innamorati di una villa, un castello, un luogo in cui il vostro numero di invitati potrebbe stare “misurato”, cercate di prendere delle misure reali (se la proprietà non ne fornisce) e fate dei conti più approfonditi.- valutate la possibilità che piova! Mai come in questi ultimi anni vedo coppie che avevano previsto un ricevimento all’aperto, dover ripiegare su una soluzione all’interno. Allora, proprio perchè non sia un vero ripiego, ma comunque un evento che vi soddisfi da più punti di vista, valutate attentamente gli spazi interni della location in cui volete organizzare il vostro ricevimento di nozze.
> se avete previsto un aperitivo all’aperto con buffet e camerieri a passaggio, avete modo di riallestirlo anche in un’area riparata in caso di pioggia? Se no, come ci si può organizzare? quanto di questo buffet verrà sacrificato?

Chi si avvvicina al matrimonio per la prima volta non ha idea di quante ore i professionisti del wedding spendano per valutare tutte queste ipotesi e scegliere le soluzioni migliori per accontentare gli sposi 😉 ma vi garantisco che sono davvero molte…la pignoleria è una dote indispensabile per un bravo wp ed essa garantisce il risultato impeccabile dei matrimonio che organizziamo!

– prima di firmare il contratto con la location, verificate bene i termini degli orari ed eventuali costi supplementari.
Innanzitutto, soprattutto se avete in mente una festa danzante con musica ed open bar, chiedete fino a che ora è possibile riprodurre musica: questo non è un aspetto che decide la proprietà della villa, ma è definito dal regolamento comunale, comunque è importante che lo sappiate in anticipo e che sia scritto da qualche parte: in genere è incluso nel contratto della villa.

Inoltre chiedete con precisione a che ora gli ospiti dovranno lasciare la location e quanto tempo hanno i fornitori per andarsene.
Se avete in mente un allestimento speciale, magari ricco di fiori e piante o con arredi particolari da prendere a noleggio è importante sapere quanto tempo avranno questi fornitori per allestire prima e per liberare gli spazi poi.
Generalmente le location fissano un orario di termine del ricevimento, ma danno la possibilità, a pagamento, di restare qualche ora in più, in genere da una a tre…verificate quanto è questo tempo extra e quanto vi costerà qualora vogliare prolungare il ricevimento oltre l’orario previsto dal contratto.

Di solito i titolari di location non hanno problemi a far andare i fornitori diverse ore prima del ricevimento per allestire, tuttavia è bene chiedere: alcune location danno orari prefissati anche per i fornitori e qualora il tempo per allestire non bastasse, dovrete ovviare alla mancanza di tempo con un aumento di personale!

Ecco il vostro vademecum per la scelta della location delle vostre nozze…ora all’opera: G. & M. mi hanno da poco incaricata di cercare il luogo ideale per il loro ricevimento!

 

Lascia un commento

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato. I campi obbligatori sono contrassegnati *