Wedding day coordinator

Ogni anno in questo periodo, ricevo richieste di coppie “sull’orlo di una crisi di nervi”.

Il periodo in cui si celebrano più matrimoni è iniziato e gli sposi, poche settimane o pochi mesi prima del Grande Giorno si accorgono che, proprio in quel giorno, avranno mille cose da fare e a cui pensare, mille incombenze tutt’altro che romantiche o divertenti!

C’è la chiesa da sistemare con i libretti messa e i coni/sacchettini/cubetti di riso/petali/bolle da lancio da disporre, oltre che da indicare agli ospiti preposti alla distribuzione. E le fedi?? chi pensa a portare in chiesa il cuscino delle fedi? non certo la sposa…o lo sposo…che poi è più emozionato di lei e vatti a fidare!

Dettagli di un plan de table con escort card

Dettagli di un plan de table con escort card

 

plan de table con tappi di sughero

plan de table con tappi di sughero

E poi, si domanda la sposa, “una volta che arriverò in chiesa, come faccio ad essere certa che gli invitati mi aspettino all’interno della chiesa e non sul sagrato, creando quell’effetto tremendo della chiesa vuota al mio arrivo?”

Quanto al ricevimento, ci sono le bomboniere da portare in location e poi da disporre al posto giusto, ma solo dopo che gli invitati si saranno accomodati a tavola perchè non è bello che gli omaggi siano esposti prima; c’è il tableau da posizionare (nel migliore dei casi!) oppure da assemblare se si è scelto un più moderno plan del table oppure un tableau originale, magari appeso su dei nastri svolazzanti; e la confettata??? anche quella va allestita durante la cena…e non si può certo pretendere che l’amica del cuore salti una portata per occuparsi della disposizione dei confetti o dei cupcakes!

una confettata così non si allestisce in pochi minuti, credetemi ;)

una confettata così non si allestisce in pochi minuti, credetemi 😉

E poi occorre badare a tutti gli ospiti, che ciascuno sia a proprio agio, che le mamme con bimbi piccoli abbiano modo di far scaldare le pappe o il latte, che ciascun ospite trovi facilmente il proprio posto a tavola, che il servizio sia celere come concordato, che i tempi vengano rispettati…e si sa che quel giorno la sposa non può certo portare l’orologio!

Inoltre bisogna aver organizzato una scaletta perchè i tempi non si dilatino a dismisura, perchè in genere, tutte le location pongono un orario di “fine ricevimetno” e spesso, se si sfora, occorre pagare una penale.

Insomma, come dico spesso, il matrimonio è un grande evento a tutti gli effetti e nulla può essere lasciato al caso, quindi, cari Sposi, è meglio affidarsi ad un professionista, per essere certi che tutte le aspettative che avete sul quel giorno non vadano in frantumi a causa di una cattiva organizzazione.

Se anche voi siete fra coloro che desiderano una regia impeccabile per il giorno delle nozze, il servizio di wedding day coordinator fa al caso vostro!

bomboniere realizzate da lefrufrù ad un matrimonio che ho seguito come wedding day coordinator

bomboniere realizzate da lefrufrù ad un matrimonio che ho seguito come wedding day coordinator

Ecco qui come si svolge il servizio:

Mi contattate appena deciso per bloccare la data.

Ci in contriamo due settimane prima delle nozze perchè mi diciate tutto ciò che desiderate per l’evento, il tono che volete dargli, i particolari cui tenete maggiormente, tutto ciò che avete organizzato e come volete sia disposto.
Mi passate inoltre tutti i contatti dei fornitori che avete confermato.
Redigo per voi una scalatta di chi fa che cosa e quando lo fa.

Una settimana prima delle nozze  ricontatto i fornitori uno per uno  e concordo con ciascuno tempi e modi di intervento: questo semplifica la vita a tutti (tranne che a me logicamente, ma fa parte del lavoro che ho scelto e che amo 😉 ) : a loro che avranno un punto di riferimento sempre a disposizione (senza dover venire ad interrompere voi mentre siete con gli ospiti) e a voi che avrete un  unico interlocutore.

– dirò al florist a che ora passare per la consegna del bouquet
– concorderò con il make up artist a che ora essere a casa vostra perchè siate pronte in orario
– definirò gli utlimi dettagli con il catering
– ritirerò da voi il materiale che avete acquistato altrove per confettata/bomboniere/sacchettini/segnaposti…tutto ciò che servirà in chiesa e in location il giorno delle nozze
– ripasserò la scaletta con i musicisti e li coordinerò nell’abbigliamento
– definirò l’orario in cui l’auto vi debba passare a prendere, ovviamente dopo essere passata dal florist per farsi addobbare a sua volta

Il giorno delle nozze, infine, sono la prima ad arrivare e l’ultima ad andare via.
Prima di tutto mi reco in location per portare i materiali e verificare che gli allestimenti stiano procedendo come concordato e che tutti i fornitori siano in orario.
Poi passo a casa della sposa per controllare che sia tranquilla, per dare una mano a sistemare l’abito, il velo, qualche dettaglio, per portare il bouquet se necessario.
Volo in chiesa per disporre i libretti messa, i coni riso, per far accomodare i musicisti ed i primi invitati. Mi accerto che tutti gli ospiti entrino in chiesa e non si ammassino sul sagrato in attesa della sposa.
Mi fermo in chiesa fino all’arrivo della sposa, quando l’accolgo e le sistemo il velo e l’abito nel momento in cui scende dall’auto, poi riparto, alla volta della location dove controllo la disposizione dei tavoli, sistemo i segnaposti se ci sono, il tableau, verifico che la cucina sia in orario!

Una volta che il ricevimento ha inizio…no! non mi rilasso nemmeno allora! Non mi siedo a tavola, ma continuo a trottare fra tutti i fornitori perchè tutto sia perfettamente armonioso: così voi, anzichè saltare dal musicista al caposervizio, dalle animatrici bimbi al fotografo, vi potrete dedicare ai vostri amici e parenti e per qualsiasi necessità potrete rivolgervi a me: mi faccio avvistare anche da lontano con l’accortezza di un cerchietto/cappellino sempre nuovo e a tema con il vostro matrimonio.
Io sono lì per tutti quel Giorno, le esigenze degli invitati sono le vostre e quindi le mie, mi impegno perchè tutto fili liscio, perchè tutti si sentano a proprio agio e coperti di attenzione, perchè ci sia un’estrema cura in ogni particolare…sì, controllo anche la pulizia dei servizi e, nel caso, chiedo di “dare una rinfrescata” all’occorrenza…sì, mi è accaduto anche questo!
Nel tempo della cena, infine, allestisco la confettata, il candy corner, il tavolo delle bomboniere e tutto ciò che serve per il dopo cena.

wedding planner (io!) stira la tovaglia su cui andranno disposte le escort card

wedding planner (io!) stira la tovaglia su cui andranno disposte le escort card

Ecco, quella che ho illustrato qui sopra non è, chiaramente, la mia attività principale e non va confusa con l’attività di un wedding planner che progetta e pianifica e poi, solo in ultimo, coordina; questo è un servizio aggiuntivo per andare incontro alle esigenze di alcune coppie che hanno gradito organizzare le nozze da sè, ma vogliono vivere il “wedding day” nella massima tranquillità! Per informazioni sulle date disponibili ed i costi potete scrivere a ilaria@lemilleeunanozze.it

PS: ai lettori più attenti non sarà sfuggito che già lo scorso anno avevo scritto un post molto simile a questo, ma, dato il cambio di blog e dato che le spose si rinnovano di anno in anno, ho pensato potesse essere utile ripresentare il servizio 😉

 

 

 

 

4 Comments

  1. Valeria ha detto:

    Chiara, precisa, con l’orologio e telefono alla mano. Si vede che sei una wp con tanta esperienza che sa quali sono le problematiche… anticipando gli imprevisti e le dinamiche. Giusto perché sei a Milano, perché ho una manica di coppie di sposi trentenni disperate e disorganizzate dell’ultimo momento da girarti! 😉

  2. ilaria ha detto:

    🙂 Grazie Valeria! Sei molto gentile.
    Tranquilla, questo è un servizio che svolgo agevolmente in tutta Italia, quindi, se vuoi dai pure il mio contatto 😉

  3. […] di una sola giornata, ma della responsabilità di un evento!! Inoltre, come avevo spiegato in un post dedicato a questo servizio, esso non si limita al giorno dell’evento, ma segue e coordina gli […]

  4. […] stanno per sposarsi ma non sanno da dove cominciare. E ad esso si può abbinare il servizio di wedding day coordination per garantirsi la presenza del wedding planner il giorno delle […]

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